업무 요청 거절 메일 예시: 가능한 대안과 확정 조건까지 쓰는 법

업무 요청을 그대로 받아들이기 어렵다면, 불가 범위·대안·확인 질문을 나눠 안내합니다.

거절 메일을 쓰다가 사과만 여러 번 반복하게 되는 경우가 있습니다. 상대가 필요한 것은 담당자의 곤란함보다 다음에 무엇을 선택할 수 있는지에 대한 안내일 수 있습니다. 아래 문장 틀은 실제 조건을 확인한 뒤 바꿔 쓰는 가상의 예시입니다.

수락이 어려운 대상부터 좁히기

“해당 요청은 어렵습니다”로 끝내기 전에, 전체 요청인지 일정인지 특정 작업인지 구체적으로 적습니다. 확인되지 않은 가능성을 단정하지 않는 것도 중요합니다.

• 범위 문제: 기존 작업에 포함되지 않은 항목을 표시합니다.
• 일정 문제: 현재 확정된 일정으로 가능한지 확인합니다.
• 확인 중인 문제: 답변 가능한 시점을 정해 별도로 안내합니다.

상황별 가상 문장 예시

요청 범위를 줄여야 할 때
요청하신 전체 개편은 이번 범위에 포함해 진행하기 어렵습니다. 현재 가능한 안은 기존 화면의 안내 문구 수정입니다. 이 범위로 검토를 이어가도 될지 알려주세요.

희망 일정에 맞출 수 없을 때
말씀하신 기한까지 완료하는 안은 현재 일정상 수락하기 어렵습니다. 진행을 원하시면 가능한 착수 시점을 확인해 별도로 안내드리겠습니다. 일정 재조율이 가능한지 먼저 알려주시겠어요?

대안을 제시할 수 없을 때
확인한 결과 해당 작업은 현재 지원 범위에 포함되어 있지 않아 진행해 드리기 어렵습니다. 가능하지 않은 내용을 약속드리지 않기 위해 지원 불가로 안내드립니다.

대안 안내와 진행 확정을 구분하기

“검토를 이어갈까요?”는 선택을 묻는 말입니다. “진행하겠습니다”는 다른 단계의 말입니다. 고객이 대안을 골랐더라도 작업 범위와 조건을 다시 맞춘 뒤 착수를 확인하는 절차를 남깁니다. 회신이 없다는 이유로 대안에 동의했다고 간주하지 않습니다.

발송 전 확인할 네 가지

1. 어려운 항목이 정확히 적혀 있나요?
2. 대안은 실제로 가능한 내용인가요?
3. 확정하지 않은 금액이나 날짜가 약속처럼 쓰이지 않았나요?
4. 고객이 답할 질문이 하나 이상 있나요?

이 글은 업무 문장 구성 안내이며 특정 계약 조건이나 서비스 제공 범위를 대신하지 않습니다. 실제 합의한 조건을 기준으로 작성하세요.

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